Project management

Il gestionale cloud Elatos Web é stato implementato per quanto riguarda la gestione risorse e in particolare il project management. 

La soluzione si adatta in particolare all'azienda che eroga servizi, tramite consulenti / operatori interni o esterni e necessita la pianificazione delle risorse per un controllo immediato di tempi / metodi / ruoli.

La configurazione avviene in questo modo:

- menu tabelle varie

- collaboratori
inserire i collaboratori esterni (tecnici esterni), associare un codice del tipo 001 002 ecc, inserire il codice del fornitore (menu anagrafiche / fornitori), inserire una mail a cui veranno inviate le comunicazioni relative alle nuove attività Loro pianificate
Menu acquisti / prezzi riservati
- inserire per i fornitori (tecnici esterni)
i prezzi che addebitano per le attività che svolgono (SE FISSATE) diversamente l'ordine di acquisto verrà creato in automatico a prezzo zero e dovrete aggiornare il rigo di volta in volta
Menu configurazione / utenti
Chi pianifica le attività deve avere ruolo SISTEMA
Entrare nell'agenda / configurazione progetti (funzione abilitata solo all'operatore sistema), trovate un pulsante "configura progetti base", con questa funzione dovete configurare TUTTE le attività da eseguire per OGNI TIPOLOGIA DI SERVIZIO = CODICE ARTICOLO che verrà riscontrato nel documento (fate intanto quelli piu' ricorrenti)

FUNZIONALITA'
La gestione della pianificazione e controllo delle attività é stato sviluppato integrando le funzionalità già presenti nel gestionale al fine di mantenere una corretta logica e struttura dell’informazione.
In particolare sono stati introdotti legami tra l’ordine cliente e il project management.
Alcune funzionalità sono riservate all’operatore configurato come amministratore di sistema, ruolo SISTEMA, tra questi anche la figura interna che si occupa della pianificazione.

PROGETTI BASE
E’ stata creata una procedura automatica che permette di definire in automatico un progetto “base” legato al singolo articolo = servizio. La procedura é disponibile cliccando l’icona “agenda” quindi configurazione progetti. 

E’ stato aggiunto anche un filtro per eventuali modifiche successive. La procedura permette di creare TUTTI i progetti legati a tutti gli articoli in anagrafica ovvero solo quelli in uso nei vari documenti di vendita.

La configurazione del progetto prevede il collegamento di DEFAULT delle attività da svolgere per un determinato servizio, queste verranno utilizzate in automatico nella fase successiva di generazione del progetto legato al singolo ordine / cliente. In questa fase e’ possibile predefinire l’operatore incaricato per una determinata attività ovvero sceglierlo in fase di assegnazione.

Ovviamente in fase di creazione del progetto le attività potranno essere modificate per la casistica specifica.

Nella fase di ASSEGNAZIONE é stato creato un nuovo pulsante “CREA ATTIVITA’ PER GLI ORDINI APERTI” per la creazione automatica di tutti i progetti relativi a ordini clienti ancora inevasi.

E’ stata modificata la procedura di “inserimento nelle agente” limitando la funzionalità ai soli operatori interni ovvero configurati come “utenti elatos”. Per i professionisti esterni é stata utilizzata la tabella menu tabelle varie / collaboratori. E’ fondamentale creare il collaboratore associando il codice fornitore e una mail alla quale verranno inviati i vari lavori da svolgere. In questa tabella vanno quindi creati esclusivamente gli esterni.

E’ evidente che la procedura si concretizza nella logica chi / fa cosa / per chi ovvero l’utilizzo completo dell’agenda. Ricordiamo che l’agenda puo’ anche essere fruibile su google calendar con sincronizzazione automatica da e verso google / elatos.

Anche le ore previste per il progetto base possono ovviamente essere modificate in funzione della particolare casistica. Nella gestione dei progetti é stata aggiunta la possibilità di carico degli allegati.

Dopo l’assegnazione ogni operatore interno troverà nella data pianificata l’attività da svolgere, legata al cliente e per singola richiesta “R”. Per quanto riguarda l’operatore esterno riceverà una mail automatica e con un link potràconfermare la chiusura dell’attività stessa. In atuomatico verrà generato l’ordine fornitore con l’articolo già presente nell’ordine cliente e legato al record stesso, il prezzo utilizzato é quello presente in acquisti / prezzi riservati per fornitore / articolo ovvero zero e verrà modificato dall’operatore.

Dopo la conferma di conclusione dell’attività l’operatore interno effettuerà la fase di “arrivo” che chiuderà l’ordine e predisporrà la funzionalità di “registrazione fattura da ordine” dal menu amministrazione a chiusura dell’ordine stesso. In caso di differenze rispetto all’ordine verrà generata la stampa “differenze su fatture” nel menu funzioni contabili.

Per quanto riguarda i report di controllo dalla gestione progetti é possibile generare il pdf di tutte le commesse / attività svolte da ciascun operatore, con i totalizzatori per cliente / progetto.

E’ stato creato un report per verificare se é possibile pagare una fattura ad un fornitore in funzione del fatto che il cliente abbia a sua volta pagato la fattura di vendita (pulsante in alto nella gestione progetti, attivo esclusivamente se vengono riscontrati ordini fornitore generati in automatico dalla procedura quindi legati al ciclo ordcl > progetto > attività.