Gestione Fatture Elettroniche PA

 

Gestione Fatture Elettroniche PA

Le fatture inviate verso le Pubbliche Amministrazioni differiscono rispetto alle fatture inviate verso soggetti privati nei seguenti punti:

1. la PA può richiedere la firma digitale del file XML della fattura

2. la PA può rifiutare una fattura per non conformità della stessa, ad esempio per la mancanza del CIG o CUP

3. la PA può richiedere la fattura con regime Iva Split Payment, ovvero un processo di scissione dei pagamenti dell’Iva all’erario ( le PA versano l'Iva direttamente all'erario e non al fornitore)

4. la PA può richiedere la compilazione di campi specifici, ad esempio il CIG (Codice Identificativo di Gara) e il CUP (Codice Unico di Progetto)

Riportiamo di seguito le istruzioni per gestire le casistiche precedentemente introdotte:

1. Gestione firma digitale ed invio del file XML:

1. una volta creata e contabilizzata la fattura è necessario scaricare il file XML per poterlo firmare digitalmente seguendo i seguenti passaggi:

1. menu VENDITE / EMISSIONE DOCUMENTI

• estrarre la fattura da firmare tramite i filtri

• cliccare sull’icona arancione del file XML

• cliccare sulla dicitura ‘SCARICA QUI’ per aprire il file XML

• scaricare il file tramite il tasto destro del mouse e ‘Salva con nome’, si raccomanda di non variare il nome del file

• una volta salvato il file su PC è possibile firmarlo digitalmente tramite il proprio provider di gestione della firma digitale, ad esempio Aruba Sign, InfoCert GoSign, ecc..

• l’unica accortezza per la firma digitale è relativa all’estensione del file, quindi il file firmato deve essere in formato P7M, ad esempio: IT02664400989_00D2C.xml.p7m

2. una volta firmato il file è sufficiente importarlo in Elatos ed inviarlo allo SDI tramite i seguenti passaggi:

• menu AMMINISTRAZIONE / CONTABILITA’ / PRIMANOTA / FATTURAZIONE ELETTRONICA / GENERAZIONE E INVIO / pulsante blu in alto ‘IMPORTA FILE FIRMATI PRESENTI SUL TUO PC’:

• è sufficiente caricare il file firmato in formato p7m per inviarlo:

• una volta inviato il file bisognerà attendere l’esito da parte dello SDI e della PA

2. Come gestire una notifica di scarto del file XML da parte della Pubblica Amministrazione?

1. per verificare lo stato degli esiti delle fatture inviate la funzione da utilizzare è in menu AMMINISTRAZIONE / CONTABILITA’ / PRIMANOTA / FATTURAZIONE ELETTRONICA / CONTROLLO STATI ED ESITI

2. per estrarre le fatture con esito ERRATO (con notifica di scarto) è sufficiente utilizzare il filtro ‘Esito’ = ‘Errato’:

3. per correggere uno scarto dovuto ad errori sugli specifici campi come ‘CIG’,’CUP’,’Data ordine di acquisto’, ‘Numero ordine di acquisto’ non è necessaria la cancellazione della contabilizzazione della fattura ma è sufficiente seguire i seguenti passaggi:

• Aprire ‘Vendite / Emissione documenti:

• cliccare sull’icona di modifica della fattura:

• cliccare sull’icona ‘+’ accanto alla dicitura ‘Vs. Riferimento’:

• variare come da richiesta della PA i campi errati (si ricorda che per far comparire i campi CIG e CUP è necessario inserire i campi ‘Data dell’ordine’ e ‘Nr dell’ordine’), cliccare successivamente su ‘AGGIORNA’ per aggiornare i campi:

4. una volta corretta la fattura è necessario firmarla ed inviarla nuovamente, in questo caso in cui la fattura è stata scartata dalla PA e ricevuta correttamente sul cassetto fiscale è necessario riassegnare un nuovo progressivo di invio prima di firmare il file seguendo i seguenti passaggi:

• cliccare sull’icona arancione del file XML

• cliccare su ‘clicca qui’ in basso per riassegnare il progressivo di invio:

• successivamente seguire i passaggi elencati precedentemente per scaricare il file, firmarlo ed inviarlo

3. Come creare una fattura in regime Iva Split Payment?

1. è sufficiente inserire il flag ‘IVA SPLIT PAYMENT’ in menu ANAGRAFICA / CLIENTI / in modifica del cliente / nella scheda DATI CONTABILI 

In automatico viene inserito l’apposito codice di Esigibilità Iva S Scissione dei pagamenti

2. i passaggi obbligatori e fiscalmente rilevanti sono quelli indicati sopra, se si vuole inserire anche il riferimento normativo sia in stampa che sul file xml ( non è obbligatorio ) è sufficiente utilizzare in fattura un codice iva ad hoc che abbia nella descrizione il riferimento normativo

4. Come inserire CIG e CUP o altri Dati correlati?

1. menu VENDITE / EMISSIONE DOCUMENTI / cliccare sull’icona di modifica della fattura:

2. cliccare sull’icona ‘+’ accanto alla dicitura ‘Vs. Riferimento’:

3. inserire i campi richiesti dalla PA (si ricorda che per far comparire i campi CIG e CUP è necessario inserire i campi ‘Data dell’ordine’ e ‘Nr dell’ordine’), cliccare successivamente su ‘AGGIORNA’ per aggiornare i campi: